Tietosuoja

Jäsen- ja osallistujarekisterin tietosuojaseloste

 

1. Rekisterinpitäjä

Suomi Somalia Seura ry

PL 1023

00101 Helsinki

 

2. Yhteystieto rekisteriä koskevissa asioissa

suomisomaliaseura(at)gmail.com

tai puheenjohtaja, jonka nimi ja yhteystiedot löytyvät osoitteesta https://suomisomaliaseura.fi/contact/

 

3. Rekisterin nimi

Suomi Somalia Seura ry:n jäsen- ja osallistujarekisteri

 

4. Rekisteröidyt

Rekisteröityjä ovat Suomi Somalia Seura ry:n jäsenet sekä tapahtumiin ja toimintaan ilmoittautuvat ja osallistuvat henkilöt.

 

5. Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteita ovat tässä rekisterissä oikeutettu etu, sopimus, lakiin perustuvat velvoitteet sekä rekisteröidyn antama suostumus.

Oikeutettu etu ja sopimus syntyvät tilanteissa, joissa rekisteröity ilmoittautuu jäseneksi tai ilmoittautuu tai osallistuu toimintaan/tapahtumaan. Lakiin perustuva velvoite on kirjanpitolain mukainen henkilötietojen käsittely laskutusasioissa sekä matka- ja kulukorvausasioissa.

Rekisteröityjen terveydentilan tai muiden arkaluontoisten tietojen kerääminen ja muu käsittely tehdään ainoastaan rekisteröityjen suostumuksella erikseen määriteltyä tarkoitusta varten. Alaikäisiä rekisteröityjä koskevien henkilötietojoen kohdalla suostumus hankitaan myös heidän huoltajiltaan silloin, kun laki sitä edellyttää.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on huolehtia tarvittavasta yhteydenpidosta jäseniin ja osallistujiin; toiminnan ja tapahtumien suunnittelusta, organisoinnista, toteutuksesta ja kehittämisestä; palautteiden keräämisestä; toimintaan ja tapahtumiin liittyvästä tiedottamisesta sekä laskutuksesta ja muusta maksuliikenteestä.

 

6. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsiteltäviä tietoja ovat rekisteröidyn nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite, tiedot osallistumisesta Seuran toimintaan ja tapahtumiin ja mistä rekisteröity on saanut tiedon toiminnasta.

Toiminnassa ja tapahtumissa kerätään myös rekisteröityjen suostumuksella sellaisia elämäntilanteeseen ja terveydentilaan liittyviä henkilötietoja, jotka rekisteröity on itse nähnyt tarpeelliseksi antaa (esimerkiksi allergia- ja ruokavaliotiedot).

 

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Kaikki tiedot kerätään suoraan rekisteröidyiltä itseltään tai julkisesti olemassa olevista lähteistä (esim. numerotiedustelupalvelu).

 

8. Tietojen luovutus ja siirtäminen

Voimme luovuttaa henkilötietoja vain tässä selosteessa mainittuihin käyttötarkoituksiin toimintamme ja tapahtumiemme yhteistyökumppaneille. Muissa tapauksissa voimme luovuttaa tietoja kolmansille osapuolille, mikäli rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa.

Tietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolelle.

 

9. Tietojen suojaus

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Huolehdimme siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti, ja kaikkia henkilötietojen käsittelijöitä sitoo salassapitovelvollisuus.

 

10. Tietojen käsittelyn kesto

Osallistujien yhteystietoja säilytetään sen ajan, jonka tapahtumaan tai toimintaan liittyvä jälkiselvittely ja arviointi vaativat, kuitenkin korkeintaan kolme vuotta jäsenyyden, tapahtuman tai toiminnan päättymisestä. Muita henkilötietoja säilytetään vain sen ajan kuin toiminta tai tapahtuma kestää. Poikkeuksia ovat laskutukseen, osallistujalistoihin sekä matka- ja kulukorvausasioihin liittyvät tiedot, jotka säilytetään kirjanpitolain mukaisesti 6 vuotta.

 

11. Tietojen käsittelijät

Tietojen käsittelijöitä ovat Suomi-Somalia Seuran työntekijät, hallitusjäsenet ja muut hallituksen osoittamat vastuuhenkilöt. Tietoja käsitellään lisäksi FloApps Oy:n ohjelmistossa ja palvelimilla. Kaikki käsittelijät ovat sitoutuneet noudattamaan EU:n tietosuojasääntelyn määräyksiä.

Saatamme lisäksi ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain jollekin muulle kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön ja määräystemme mukaisesti sekä muutoin asianmukaisesti.

 

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietojen käsittely ei sisällä profilointia tai automaattista päätöksentekoa.

 

13. Rekisteröityjen oikeudet

Jokaisella rekisteröidyllä on tietojensa käsittelyä koskeva

  • Tarkastusoikeus eli oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot. Jos tiedoissa ilmenee virheellisyyksiä tai puutteita, voi rekisteröity pyytää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
  • Vastustamisoikeus eli oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli rekisteröity kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai ilman asianmukaista oikeutta.
  • Poisto-oikeus eli oikeus pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja tietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä.
  • Tiedonsiirto-oikeus eli oikeus siirtää tietojaan järjestelmästä toiseen.
  • Valitusoikeus eli oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista tai poistoa koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Mikäli rekisterinpitäjä ei suostu rekisteröidyn vaatimuksiin, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia, että kiistanalaisten tietojen käsittelyä rajoitetaan siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistuksi.

 

14. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta ja rekisteriä koskevat yhteydenotot ja tietopyynnöt tulee esittää Seuran sähköpostiosoitteeseen suomisomaliaseura(at)gmail.com tai Seuran puheenjohtajalle, jonka nimi ja puhelinnumero löytyy osoitteesta https://suomisomaliaseura.fi/contact/. Voimme luovuttaa rekisteristä henkilötietoja ainoastaan rekisteröidyille, joiden henkilöllisyydestä voimme varmistua.

 

15. Muutokset tietosuojaselosteessa

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.